À tempos buscava um sistema simples, que aumentasse minha produtividade. Abaixo, explico como consegui isso em 3 simples passos que tem transformado meus dias.

Este ano foi um dos que mais senti a necessidade de aprimorar meu sistema de trabalho. Por “sistema”, não me refiro a um software ou programa de computador, mas sim a maneira e ordem que eu abordo, analiso, preparo e executo as tarefas do dia a dia.

Com um número crescente de novos projetos, novos parceiros e novas campanhas em que estamos nos envolvendo, começo a notar que a forma como trabalho talvez não tenha acompanhando a evolução que a demanda destes trabalho trouxe. Imagine como é complicado trabalhar com Twitter, Facebook, Email, Telefone, MSN e ainda manter-se produtivo. Ainda, apresentar no final do dia o que você FEZ de real, de concreto, de resultados.

 

O Problema

Sempre tive orgulho de ser “multi tarefa”. Quem já viu meu notebook, sabe que tenho 30 abas abertas em meu navegador a qualquer momento. Assim com estou fazendo uma coisa, em instantes já passo a fazer outra e então retomo a atividade original e por ai vai.

Mas sinto que hoje, a coisa está saindo do controle. Existem dias em que “me evolvi” com 50 coisas diferentes, mas terminei (ou deleguei para outra pessoa) de fato somente algumas delas. E só tem piorado.

O problema é que ao fazer uma tarefa A, você lembra que faltou algo na tarefa B. Ai você faz um “pausa”, corre lá e tenta resolve a B. Nesse processo, lembra que existe uma tarefa C muito parecida, que já estava ficando para trás e ai aproveita para terminar as duas. Então você recebe uma ligação ou um email “urgente”, que vai ter que ser resolvido agora e então todas as outras tarefas são colocadas em pausa.

No fim do dia … muito se fez, pouco se concluiu. É como um leão que tenta abater todas as zebras ao mesmo tempo. Desiste de uma e vai para a outra de 5 em 5 segundos. Ele vai morrer de fome. E eu não quero ser este leão.

Criando um Novo Sistema de Produtividade

Depois de uma longa noite pensando, acordei convencido que deve existir uma forma melhor de trabalhar, aonde eu possa reduzir a quantidade de horas trabalhadas e aumentar os resultados finais reais. E eu quero esse sistema.

O maior gargalo que consegui identificar foi a falta de exclusividade na execução cada etapa (abordagem > análise > execução > revisão), pois pulo de uma etapa para outra de forma muito desorganizada. Em um momento estou revendo a lista de tarefas do dia, em outro já estou executando algumas delas, em outras paro para pensar em algo a longo prazo, em seguida já estou respondendo a um email ou telefonema, e quando vejo já nem lembrava da tarefa inicial.

Começar … e não terminar as coisas. Isso está me matando.

Precisava de um sistema aonde pudesse passar as tarefas do dia por cada uma das etapas, uma vez somente. Sem pegar e largar a mesma tarefa 30 vezes.

Então, aqui segue minha proposta de sistema de produtividade para 2012: O sistema PFC.

Entendendo as etapas do Sistema de Produtividade PFC

como-aumentar-sua-produtividade-pessoal

 

O Super Ultra Mega Advanced Sistema de Produtividade PFC é baseado em 3 etapas: Pensar, Fazer, Curtir.

1. Primeira Etapa: Pensar

Eu conheço muitas pessoas que vivem desta forma: sem desligar nunca dos problemas. Eu mesmo, mais do que gostaria, fico ligado as coisas que tenho que resolver e acabar. Isso é ineficiente e ineficaz. Ineficiente pois você gasta energia de forma dispersa e alternada, mesmo quando deveria estar focado fazendo ou concentrado em outras coisas. Ineficaz pois não resolve o problema, somente aumenta a “sensação” de stress, fazendo-nos sentir como que se o problema fosse muito maior do que ele realmente é.

Por isso, a primeira etapa do sistema PFC é “pensar”. Agora é a hora de pensar em tudo que você tem que fazer. Separe um horário (pela manhã ou à noite), fique em um lugar tranquilo sem celular ou outras perturbações e somente pense. Divague sobre seus problemas e sobre as coisas que precisa fazer. Pense nos envolvidos, nos parceiros, simule cenários diferentes e quais consequências eles poderiam trazer. Pegue um pedaço de papel e anote o nome do problema no topo e faça uma lista com todos os pontos importantes que envolvem aquela situação. Não deixe nada de fora.

O grande objetivo desta etapa é fazer com que você consiga “descarregar” toda a confusão de idéias e lembretes que estão agora, flutuando em sua mente. Não se preocupe em fazer sentido, simplesmente coloque tudo no papel, pondo tudo que você achar importante “lembrar” em cada folha, de cada problema ou projeto.

Esta etapa é assustadoramente liberadora. Nos testes que tenho feito nos últimos dias, é como se o BOPE subisse o nosso sub-consciente e fizesse todo mundo descer o morro. Ai selecionamos o que é bom e útil, das coisas que estavam somente criando problemas. Neste processo, é como se milhares de “gatos” (que estavam sugando ilegalmente a nossa energia), fossem desligados. Uma nova disposição e vontade de fazer as coisas aparece, uma vez que agora podemos redirecionar toda aquele energia gasta para “não esquecer” aqueles milhões de pedacinhos de informação, em algo realmente útil: a ação.

Que nos leva ao próximo ponto.

 

2. Segunda Etapa: Fazer.

 

Agora sim, é a hora de fazer. Um vez que já colocamos tudo no papel, teremos a clareza necessária de saber o que fazer de fato para resolver cada ponto.

Ordene seus projetos/problemas por grau de importância, do mais importante (ou urgente) até o mais light deles. Vale lembrar que nem tudo que é urgente é importante e nem tudo que é importante é urgente. Tenha isso em mente.

Agora, pegue o primeiro da lista e bole um rápido plano de ação para resolver aquele problema o quanto antes. O que você precisa para resolver isso? Com quem precisa falar? Que documento está faltando? Quem precisa saber? Está aguardando alguma confirmação? Cobre novamente. Dentro do possível, faça de tudo para resolver aquele problema antes de partir para o próximo projeto.

A idéia aqui é ação, de forma concentrada e ordenada. Não é mais hora de planejar, é hora de fazer. Fazer aquela ligação, enviar aquele relatório, terminar aquele design, realizar aquela entrevista, entrar em contato com aquele clientes. Fazer. Quando surgir uma ideia de longo prazo ou um novo insight (ele vai vir, com certeza), não se permita voltar a etapa 1 deste sistema. Anote no papel e deixe para divagar sobre aquilo na próxima vez que for fazer a etapa 1 novamente (como na próxima manhã), e volte rapidamente a FAZER.

Quando pegamos um problema por vez e se concentramos somente nele (tanta na etapa de Pensar, quanto agora na de Fazer) as chances de identificarmos pequenos problemas e gargalos aumenta exponencialmente. Assim, como nossa capacidade de “fazer acontecer”. Os Estados Unidos quando quer invadir um país, não vai mandando soldados de dois em dois e a pé, invadindo um pouquinho por dia. Eles se planejam e enviam logo um exercito completo, com apoio via mar e ar, com blindados, mísseis e tudo aquilo que você já viu o Rambo usar em um filme. Tudo para ter certeza que não vão perder viagem. Ação focada e pra fazer acontecer.

Se funciona com eles … vai funcionar para você.

 

3. Terceira Etapa: Curtir

Esta etapa é importante, para podermos condicionar nosso cérebro a diferenciar quando é hora de pensar e quando é hora de fazer. Obviamente, estas duas atividades nunca serão inteiramente individualizadas, mas a objetivo é que ele se concentre em ter o máximo de performance tanto em um quanto em outro. Cada um, na sua hora certa.

Para tanto, ele precisa de um descanso e de uma maneira de se desligar das duas atividades. Por isso, o “Curtir” entra em nosso sistema.

O que você curte fazer? Nadar? Cantar? Contar piadas? Escalar? Ver filmes? Namorar? Faça algo que você curta, pelo menos durante alguns minutos todos os dias.

Eu pessoalmente, adoro futebol. Tudo sobre futebol. Minha esposa me xinga, dizendo não entende como eu posso gostar de ver jogos mesmo quando não é do meu time ou da seleção. “Se Marte x Júpiter estivem jogando, garanto que tu irias querer olhar!”, ela esbraveja. Mas peraí… se Marte x Júpiter estivessem jogando, quem não iria parar para ver?! :)

Por isso, eu reservo pelo menos 1 hora por dia para ver futebol. Brasileirão, Campeonato Espanhol, Italiano, Premiers League, até futebol de salão. Além de ver eu gosto de jogar, então jogo de 2 a 3 vezes por semana com amigos (sabe como é, tem que tentar manter a forma [redonda]). Aliás, quem gosta de futebol, deve ter identificado a brincadeira do nome deste sistema com o sistema Pay Per View da TV a cabo.

O que faço é sempre que possível, após um dia intenso de Etapa 2 (Meter a mão na massa!) eu vou fazer algo que curto, como futebol ou algo com minha esposa e amigos.

Curta e recarregue as energias para o próximo dia, quando irá passar pelas 3 etapas novamente.

Com o tempo, durante esta etapa de curtir, também surgirão idéias. Ótimo … anote-as para sua próxima sessão de etapa 1. Mas se concentra em fazer o que está fazendo naquele momento… e muito bem. Você não quer deixar que a confusão de deixar a mente fazer uma coisa, quando era para estar fazendo outra novamente estrague sua vida.

Finalizando

photo-1414849424631-8b18529a81ca

 

 

Minhas observações finais para quem sentir que o sistema PFC de produtividade pode vir a calhar para seu caso (e estilo de vida) seriam: mudanças milagrosas, da noite pro dia, duram menos que casamento de celebridade da TV. Vá devagar, mas com persistência.

Ao tentar focar em fazer aquilo, e somente aquilo que você se propôs a fazer, você vai notar a quantidade absurda de “saltos” que nossa mente dá entre um assunto e outro. A cada salto, energia é perdida e você fica mais longe de atingir massa crítica. Reconheça que pode ser uma medida disciplinar dura, mas que ensinar nossa mente a dar mais de si em cada coisa que faz pode trazer resultados enormes.

E você? Tem um sistema de produtividade? Que dicas daria? :)

Previous post

A Morte do Curriculum Vitae

Next post

Quem são os Novos Ricos?

Pedro Superti

Pedro Superti

Pedro Superti é a maior autoridade em Marketing de Diferenciação do Brasil. Já ajudou mais de 400 marcas a venderem R$300 milhões e tornarem-se líderes de seus segmentos usando estratégias de diferenciação. Além de empresário e palestrante, possui diversos treinamentos e métodos que podem levar seu negócio para o próximo nível de posicionamento. Saiba mais neste blog!

1 Comentário

  1. Vagner Abreu
    13/05/2015 at 11:30 AM

    Muito legal esse post. Eu sou assim também preciso terminar uma coisa para começar outra 😀
    Valeu pelas dicas.